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Charte des données personnelles de MARCHESOFT


La présente charte de données personnelles a pour objet de décrire les principes mis en œuvre par MARCHESOFT afin de respecter le règlement et de protéger la vie privée des personnes physiques dont les données sont traitées. Elle a pour objectif de fournir aux personnes concernées les informations nécessaires au parfait respect de la règlementation en vigueur.

1. Comment les données sont-elles collectées ?

MARCHESOFT collecte, au travers de ses activités, des données dont certaines permettent d’identifier ou de rendre identifiables des personnes physiques.

1.1. Le fondement légal de la collecte

La législation liste les bases légales de collecte de données personnelles, autrement les justifications légitimes d’une collecte de données. Ces bases légales sont explicitées et/ou rappelées dans le cadre des collectes réalisées par MARCHESOFT. A ce titre, MARCHESOFT est susceptible de collecter des données à caractère personnel en se fondant sur :

♦ le consentement de la personne concernée ;

En France, la CNIL reconnaît deux exceptions au consentement préalable en matière de prospection électronique détaillées dans une fiche sur la prospection électronique datant d’octobre 2016 : • dans les rapports entre professionnels, le consentement préalable de la personne concernée n’est pas requis pour des sollicitations commerciales envoyées sur l’adresse électronique professionnelle dès que ces sollicitations sont en rapport avec la profession de la personne en question. Cette tolérance est appelée « exception BtoB ». Les activités du MARCHESOFT étant principalement mises en œuvre entre professionnels, les collectes sont réalisées souvent suite à une information préalable. • le consentement préalable n’est pas non plus requis pour toute sollicitation envoyée à une personne concernée pour des services/produits analogues à ceux que cette personne aurait déjà acquis auprès du même organisme.

♦ l’exécution des obligations au titre d’un contrat ;

Le recueil des données personnelles de nos clients et utilisateurs est nécessaire afin d’exécuter les termes du contrat (exemple : achat de logiciels, abonnement, souscription à un service en ligne – gratuit ou payant,….) et d’assurer la fourniture du service souscrit ou du produit acquis par la personne physique concernée. Ainsi, dans ce contexte, le consentement de la personne n’est pas nécessaire puisque les traitements réalisés sont liés à l’exécution du contrat.

♦ l’intérêt légitime du responsable de traitement ;

Dans certaines circonstances, la nature même du service fourni par MARCHESOFT implique le recueil des données personnelles de ses clients et utilisateurs et la transmission de ces informations vers des tiers désignés (par exemple les services de mise en relation). Ces traitements liés à l’intérêt légitime du responsable de traitement dans cette hypothèse sont considérés comme une attente raisonnable de la part de la personne concernée au regard de la description du service fourni. Bien entendu, MARCHESOFT évalue constamment si son intérêt légitime n’est pas contrebalancé par l’intérêt de la personne concernée ou par le respect de ses droits et libertés fondamentaux.

♦ Une obligation légale rendant le traitement obligatoire.

Le contexte règlementaire d’une activité peut rendre obligatoire certains traitements et transfert de données : par exemple pour la facturation des produits ou services, les activités de formation (feuille de présence), etc.

1.2. Les modes de collecte :

1.2.1. La collecte par le biais de formulaires

L’accès, l’utilisation, le téléchargement, l’achat ou la souscription à certains services ou de certains produits impliquent le recueil de données personnelles concernant le prospect client ou utilisateur. Dans ces hypothèses, lors du remplissage des formulaires papier, électronique, les personnes transmettent des informations les concernant. Ces formulaires précisent systématiquement : • le nom du responsable de traitement, • les finalités associées à la collecte réalisée, • si la collecte est rendue nécessaire par la souscription du service concerné ou par l’achat du produit envisagé, • les éventuelles autres exploitations envisagées et la base légale de la collecte réalisée ; • un renvoi aux pages pertinentes de la présente charte sur les modalités d’exercice des droits par les personnes physiques, les règles concernant la durée de conservation des données, les modalités de réclamation auprès de l’autorité de contrôle, etc.

1.2.2. La collecte par le biais des cookies

Le terme « cookies » est à prendre au sens large : l’ensemble des traceurs déposés et / ou lus, par exemple, lors de la consultation d’un site internet, de la lecture d’un courrier électronique, de l’installation ou de l’utilisation d’un logiciel ou d’une application mobile. Les cookies basés sur un fichier pouvant être stocké sur l’ordinateur de l’utilisateur lors de sa navigation ont notamment pour but de simplifier la navigation sur les sites (authentification automatique, personnalisation de certaines informations …) ou de personnaliser la publicité apparaissant lors de la navigation des utilisateurs. Les indications pour paramétrer votre navigateur figurent en Annexe 2 de la présente charte. Par ailleurs, d’autres cookies sont déposés par des sociétés extérieures de MARCHESOFT afin de collecter les données de navigation des utilisateurs lors de leur navigation sur différents sites. MARCHESOFT travaille avec certaines de ces sociétés. Pour plus d’informations, les utilisateurs sont invités à consulter les politiques de confidentialité de ces sociétés, par exemple : • Google Analytics • Facebook • Linkedin • YouTube • Sendinblue • Lead the Way • Markeet, … Conformément aux dispositions légales en vigueur, avant de déposer ou de lire un cookie sur l’ordinateur d’un utilisateur, MARCHESOFT: • informe les internautes de la finalité des cookies • obtient leur consentement lorsque celui-ci est requis ; • indique aux utilisateurs les moyens de les refuser. Les cookies et des traceurs strictement nécessaires à la fourniture d’un service expressément demandé par l’utilisateur ne nécessitent pas le consentement préalable des utilisateurs. Ainsi, par exemple, les traceurs suivants ne requièrent pas de consentement des utilisateurs : • les cookies de » panier d’achat » pour un site marchand ; • les cookies » identifiants de session «, pour la durée d’une session, ou les cookies persistants limités à quelques heures dans certains cas ; • les cookies d’authentification ; • les cookies de session créés par un lecteur multimédia ; • les cookies de session d’équilibrage de charge ( » load balancing «) ; • certaines solutions d’analyse de mesure d’audience (analytics) ; • les cookies persistants de personnalisation de l’interface utilisateur (choix de langue ou de présentation). Tout autre cookie nécessite une information préalable et une demande de consentement, par exemple : • les cookies liés aux opérations relatives à la publicité ; • les cookies des réseaux sociaux générés par les boutons de partage de réseaux sociaux lorsqu’ils collectent des données personnelles sans consentement des personnes concernées ; • certains cookies de mesure d’audience. Conformément aux recommandations de la CNIL, le recueil du consentement se fait par l’apparition d’un bandeau visible sur le site internet qui doit contenir les informations suivantes : • des finalités précises des cookies utilisés ; • de la possibilité de s’opposer à ces cookies et de changer les paramètres en cliquant sur un lien » en savoir plus et paramétrer les cookies » présent dans le bandeau (avec un renvoi au présent paragraphe et à l’annexe 1 infra) ; • du fait que la poursuite de sa navigation vaut accord au dépôt de Cookies sur son terminal. De manière générale, si l’utilisateur partage son ordinateur avec d’autres personnes, il doit veiller à supprimer les cookies installés sur son ordinateur via le paramétrage de son navigateur.

1.2.3. La collecte par téléphone

MARCHESOFT réalise certaines prestations par téléphone et à cette occasion peut recueillir des données personnelles. Lorsque cela est possible, le contact téléphonique est confirmé par l’envoi d’un courriel permettant ainsi à la personne concernée de conserver une trace écrite de la conversation et de pouvoir exercer ses droits à tout moment.

2. Quels types d’informations sont recueillis ?

Certaines des informations recueillies constituent des « Données à caractère Personnel », à savoir des données concernant des personnes permettant de les identifier. En conformité avec la législation en vigueur, MARCHESOFT a adopté le principe de minimisation dans la collecte et ne collecte que les données strictement nécessaires à l’objectif poursuivi et explicité auprès des personnes physiques concernées, en leur laissant toute capacité d’exercice de leurs droits. Les données à caractère personnel susceptibles d’être demandées, en fonction de la nature des services ou produits fournis, sont les suivantes : Principalement : • Votre nom et vos coordonnées, y compris vos adresses électronique et postale, • votre fonction, • vos numéros de téléphone et/ou de télécopie, Le cas échéant pour certains produits et services : • les équipements informatiques utilisés, • des informations touchant le parcours professionnel de vos employés contenues dans vos mémoires techniques (CV, formation, données de localisation), • vos données de connexion et de navigation (adresses IP, logs), etc.

3. A quoi servent les données recueillies ?

3.1. Utilisation des données collectées

MARCHESOFT peut utiliser les données à caractère personnel dont il est en possession afin de : • envoyer des informations commerciales relatives à ses produits, ses promotions, ses offres, ainsi que d’autres informations ayant trait à ses produits ou services adaptées aux centres d’intérêts des personnes concernées ; • transmettre des informations sur les produits et les offres de tiers – clients ou partenaires commerciaux du MARCHESOFT – en relation avec la fonction et/ou au regard d’un intérêt identifié par rapport à l’activité de la personne concernée ou celle de l’organisation à laquelle elle appartient ; Ces données à caractère personnel seront utilisées par MARCHESOFT dans le cadre de ses activités relevant de la promotion de ses propres produits et services comme de la prospection pour le compte de tiers. Elles ne sont utilisées que dans les strictes limites définies par la législation en vigueur.

3.2. Modalités d’envoi d’information

Selon les coordonnées qui auront été collectées, MARCHESOFT et ses partenaires pourront transmettre des informations par les moyens suivants : • Message texte envoyé à une personne (SMS ou MMS, notification, courriel, et/ou toute autre forme de message électronique) ; • Message via les réseaux sociaux ; • Téléphone ; • Courrier postal ; • Bannière promotionnelle web ; • Moteur de recherche sur internet.

3.3. Objectifs de la collecte

La finalité de la collecte est systématiquement indiquée lorsqu’elle est directement réalisée par MARCHESOFT et rappelée lors du transfert des données lorsque la collecte a été effectuée par un tiers. MARCHESOFT est susceptible d’utiliser les données à caractère personnel d’une personne notamment pour les objectifs suivants : • Afin de l’enregistrer sur ses sites internet et/ou systèmes d’information et de gérer la livraison et la facturation des services/produits fournis par MARCHESOFT (y compris le traitement de toutes recherches ou demandes d’informations nous concernant ou portant sur ses produits ou services) Exemple : traitement des commandes ou d’une inscription • Afin d’être en mesure d’exécuter les obligations qui lui incombent aux termes de tout contrat le liant à la personne concernée et dans le cadre de la gestion de ce type de contrat : (gestion des identifiants d’accès utilisateurs à un logiciel, etc.) • Aux fins de respecter les obligations légales lui incombant ; (gestion de la participation à une session de formation : tenue d’une feuille de présence) • Aux fins du suivi, de l’examen critique et de l’amélioration de son offre de produits et de services ; • Aux fins d’analyse de données de connexion et de navigation dans le but d’en déduire un comportement de navigation et/ou d’adapter les contenus proposés en fonction des affinités constatées ; • Afin de tenir des dossiers à usage administratif interne (réclamations clients, fidélisation etc.) ; • À des fins de prospection commerciale pour son compte ou celles de ses partenaires commerciaux et annonceurs, dans les conditions définies ci-après dans la section ci-dessus « Utilisation des données collectées »; • Aux fins de participation à des concours, loteries ou à des promotions.

4. Comment et combien de temps les données sont-elles stockées ?

Des actions de traitements sont réalisées sur les données figurant dans les bases de MARCHESOFT, en appliquant des règles de contrôle strictes, conformes à l’état de l’art technologique et aux recommandations de l’autorité de contrôle compétente.

4.1. Le Stockage des données à caractère personnel

MARCHESOFT prend toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité des Données à caractère personnel et notamment d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Les recommandations de la Commission Nationale Informatique et Liberté sont prises en compte dans la gestion de la sécurité pour l’ensemble du Groupe.

4.2. La durée de conservation des données et l’archivage

La durée de conservation dépend de l’activité concernée, de la nature du contact (client ou prospect) et des usages du secteur. ♦ MARCHESOFT conserve certains documents obligatoires (factures, devis etc.) pour la durée légale de conservation. ♦ La durée de conservation des données personnelles est fixée par défaut pour l’ensemble du MARCHESOFT pour une durée de 6 ans. ♦ Certaines données sont conservées pour une durée de conservation plus courte : • Les cookies expirent treize mois après leur dernière mise à jour. • Les données des prospects sont supprimées au-delà d’une durée de 3 ans sans réponse à aucune sollicitation. • Les CV des candidats sont conservés pendant une durée de 2 ans. ♦ La durée est parfois liée à la pertinence ou la nécessité de son traitement : les données des clients sont conservées pour la durée de la relation commerciale ou les données présentes dans les annuaires sont conservées pour la durée de mandats des personnes concernées.

5. Qui sont les tiers ayant accès aux données personnelles collectées ?

5.1. Les modalités de travail avec les tiers

Dans le cas où des données à caractère personnel sont transmises à un tiers pour quelque raison (par exemple : une prestation de sous-traitance, prestations réalisées pour un client) , MARCHESOFT applique les conditions définies par la législation en vigueur, notamment l’information des personnes concernées de ce transfert. MARCHESOFT veille à ce que des stipulations contractuelles appropriées entre lui et le tiers concerné garantissent que ce dernier : • N’utilisera les données à caractère personnel que dans le but spécifié par ses soins et conformément aux objectifs définis dans le cadre de la présente charte, • Et aura pris les mesures de sécurité appropriées afin de prévenir un traitement non autorisé ou illicite des données à caractère personnel, une perte ou une destruction accidentelle de ces données à caractère personnel, ou des dommages à celles-ci.

6. A qui s’adresser pour avoir des informations ?

MARCHESOFT a adapté son organisation afin de répondre aux exigences du Règlement Européen Protection de Données et d’apporter à toute personne toutes informations sur les données à caractère personnel les concernant collectées et sur les traitements réalisés sur ces données.

6.1 L’exercice des droits d’accès, d’opposition, de rectification et de suppression

Toute demande liée à l’exercice de vos droits doit être envoyée à l’adresse contact@marchesoft.com. Cette demande doit comporter un maximum d’informations afin qu’elle puisse être traitée à réception dans un délai maximal de deux mois : par exemple les personnes doivent préciser l’adresse électronique sollicitée et pour laquelle elles adressent la demande afin de faciliter les recherches.

6.2 L’exercice du droit à l’oubli

Toute demande concernant une donnée personnelle doit être envoyée à l’adresse suivante : contact@marchesoft.com. Cette demande doit indiquer les motifs de la requête.

6.3 La portabilité des données

Toute personne a la possibilité de contacter directement la Commission nationale Informatique et liberté (CNIL).

7. Comment serez-vous informé des mises à jour de cette charte ?

MARCHESOFT peut être amené à modifier ou mettre à jour la présente Charte Données Personnelles. Les mises à jour les plus importantes pourront faire l’objet d’un avis sur le site web www.marchesoft.com . ANNEXE : paramétrage des navigateurs Le paramétrage est susceptible de modifier vos conditions d’accès aux contenus et services nécessitant l’utilisation de cookies. Si le navigateur est configuré de manière à refuser l’ensemble des cookies, l’accès à tout ou partie du site peut être bloqué. Afin de gérer les cookies au plus près des attentes des utilisateurs, le navigateur doit être paramétré en tenant compte de la finalité des cookies. Internet Explorer Dans Internet Explorer, cliquez sur le bouton Outils, puis sur Options Internet. Sous l’onglet Général, sous Historique de navigation, cliquez sur Paramètres. Cliquez sur le bouton Afficher les fichiers. Firefox Allez dans l’onglet Outils du navigateur puis sélectionnez le menu Options Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez Vie privée et cliquez sur Affichez les cookies Safari Dans votre navigateur, choisissez le menu Édition > Préférences. Cliquez sur Sécurité. Cliquez sur Afficher les cookies. Google Chrome Cliquez sur l’icône du menu Outils. Sélectionnez Options. Cliquez sur l’onglet Options avancées et accédez à la section Confidentialité. 1. 1. Considérant (47) du Règlement 2016/679 : Les intérêts légitimes d’un responsable du traitement (…) peuvent constituer une base juridique pour le traitement, à moins que les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée ne prévalent, compte tenu des attentes raisonnables des personnes concernées fondées sur leur relation avec le responsable du traitement. Un tel intérêt légitime pourrait, par exemple, exister lorsqu’il existe une relation pertinente et appropriée entre la personne concernée et le responsable du traitement (…). (…) Le traitement de données à caractère personnel à des fins de prospection peut être considéré comme étant réalisé pour répondre à un intérêt légitime.